Personel ve Görevleri

Daire Başkanı 
Nedime Mahmure Vaizoğlu                       0212 2521600/4203-4339

Ayten CANLI                                              0212 2521600/4387
Şef

Çınar SARAR 0212 2521600/4339
Bilgisayar İşletmeni

Hüseyin YAY                                              0212 2521600/4339
Bilgisayar İşletmeni

Muharrem BOSTANOĞLU                         0212 2521600/4339
Evrak Dağıtım Elemanı (Hizmetli) 

 

İŞ AKIŞI

DAİRE BAŞKANI’NIN GÖREVLERİ:

  • Kurum içi ve kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek.
  • Üniversite içi birimler ve üniversite dışı kurumlarla yazışmaların usulüne uygun yapılmasını sağlamak ve kontrol etmek.
  • Daire Başkanlığının harcama yetkililiği görevini yürütmek.
  • Daire Başkanlığına gelen evrakın havalesini yapmak.
  • Eğitim-Öğretim ile ilgili mevzuat kararlarının uygulanmasını sağlamak.
  • Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak.
  • Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak.
  • Daireye ait stratejik plan, faaliyet raporu ve valilik brifing dosyasını hazırlatmak ve Rektörlüğe sunmak.
  • ÖSYM’den gelen kontenjan tablosunu doldurulmak üzere, Öğretim birimlerine iletmek ve gelen kontenjanları, Üniversite Senatosuna sunmak.
  • Öğretim birimlerinden gelen kontenjanların tabloya işlenmesini sağlamak.
  • Kontenjanların, ÖSYM’ye gönderilmesini sağlamak.
  • Öğretim birimlerinin kayıt tarihleri ve yerlerinin ÖSYM’den gelen tabloya işlenerek ÖSYM’ye gönderilmesini sağlamak.
  • Yatay geçiş kontenjanları tablosunu doldurulmak üzere, Öğretim birimlerine

iletilmek ve gelen kontenjanları Üniversite Senatosuna sunmak.

  • Dikey geçiş kontenjanları tablosunu doldurulmak üzere, Öğretim birimlerine iletmek ve  gelen kontenjanların Üniversite Senatosuna sunmak.
  • Dikey geçiş kontenjan tablosunun ÖSYM’ye gönderilmesini sağlamak.
  • Yaz öğretimi ile ilgili esasların hazırlanıp, Üniversite web sayfasında duyurulmasını  

            sağlamak.

  • ÖSYM ek kontenjan tablosunun doldurulmasının temini ve ÖSYM’ye gönderilmesini sağlamak.
  • Öğrenci istatistiğinin hazırlanması ile ilgili işlemleri yürütmek.
  • Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili işlemlerin hazırlıklarını yapmak.  
  • ALES başvurularının kabulü.
  • DGS başvurularının kabulü.
  • Üniversitemiz Akademik Takvimini hazırlamak ve Üniversite Senatosuna sunmak. Senato kararırın alınmasını müteakip, web sayfasında ilan edilmesini sağlamak.

      İlgili kurumlara göndermek.

  • Öğrenci Kimlik Kartlarının hazırlanması  işlemlerini yürütmek.
  • Kendi imkanlarıyla okuyan Yabancı Uyruklu Öğrencilerin önkayıt işlemlerini yürütmek.
  • Türk Cumhuriyetleri ile Türk Akraba Toplulukları ve Yurt Dışında Çalışanların Çocukları olan Öğrencilerin Kayıt işlemlerini yürütmek.
  • Üniversitemizce yapılan Özel Yetenek Sınavlarının hazırlıklarını yürütmek.
  •   Öğrenci Konsey Seçimlerine ilişkin işlemleri yürütmek.
  •   Üst Yönetim ve Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

ŞEF’İN GÖREVLERİ:

  • Daire Başkanlığının Gerçekleştirme Görevlisi görevini yürütmek.
  • Öğrencilerin sayısal bilgilerine ilişkin yılda iki defa güz ve bahar dönemleri itibarıyla kapsamlı istatistiklerin hazırlamak.
  • Mezun olan öğrencilerin diploma numaraları sıralamasını devam ettirmek,
  • Diplomayı hazırlamak ve teslimini yapmak.
  • Mezun öğrenci bilgilerini kütüğe işlettirmek ve kontrol etmek.
  • Yazı ile talep edilmesi halinde, Mimar ve Mühendis Odaları ile diğer kurumlara  mezunlarımızın mezuniyetine ilişkin yazılı bilgi hazırlamak.
  • Kurum içi ve kurum dışı paydaşların öğrenci istatistiklerine ilişkin doldurulmasını talep ettikleri tabloları hazırlamak.
  • Üniversite Akademik Takvimini hazırlamak.
  • Daire Başkanı ile birim sorumlusu tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 

BİLGİSAYAR İŞLETMENİ’NİN GÖREVLERİ:

  • Daire Başkanlığının Gerçekleştirme Görevlisi görevini yürütmek.
  • Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi görevini yürütmek.
  • Üniversite içi birimler ve üniversite dışı kurumlarla yazışmaları usulüne uygun yapmak.
  • Daire Başkanlığının gelen-giden evrak akış işlemini takip etmek ve dağıtılmasını sağlamak.
  • Daire Başkanlığının stratejik planını, faaliyet raporunu ve valilik brifing dosyasını hazırlamak.
  • Daire Başkanın sekreteryasını yürütmek.
  • Yükseköğretim Kurulu Bilgi Sistemi (YÖKSİS) kapsamında, akademik birimlerinden gelen öğrenci verilerini toplayarak, sisteme aktarılmasını sağlamak.
  • ÖSYM’nin sayfasından alınan kontenjan tablosunu, kontenjan önerilerini ve başvuru kabul koşullarına ilişkin Öğretim birimlerine gönderilecek yazıyı hazırlamak.
  • Öğretim birimlerden alınan ÖSYM kontenjan önerilerini, Senatoya sunulmak üzere hazırlamak ve ÖSYM’ne iletilmesi için yazı yazmak.
  • ÖSYS Sınavı sonucu yerleşen öğrenci bilgilerinin Öğrenci Bilgi Sistemine (Otomasyon) aktarılmasını sağlamak.
  • Dikey Geçiş ve Yatay Geçiş kontenjan tablosunu, kontenjan önerilerini ve başvuru kabul koşullarının belirlenmesi için Öğretim birimlerine yazı hazırlamak.
  • Akademik birimlerden alınan Dikey Geçiş ve Yatay Geçiş kontenjan önerilerini Senatoya sunulmak üzere hazırlamak, ÖSYM sistemine aktarmak ve ÖSYM’ne iletilmesi için yazı yazmak.
  • Özel Yetenek Sınavı  ve Yabancı Uyruklu öğrencilerin, Üniversitemiz Senato’sunda kabul edilen kontejan ve başvuru kabul koşullarını, Basın İlan Kurumu aracılığıyla ve Üniversitemiz web sayfasında duyurulması için yazı hazırlamak.
  • ALES başvuru işlemlerini yapmak.
  • DGS başvuru işlemlerini yapmak.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminden (Otomasyon) dönem tanımlama işlemini yapmak.
  • Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sistemiden şifrelerini vermek.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminden (Otomasyon) öğretim elemanı ve şifresini unutan veya kaybeden öğrencilere şifre vermek.
  • Not girişi yapan hocalar tarafından sehven kesinleşen notları açmak.
  • YÖK. Bşk’dan alınan staj kontenjanlarının belirlenebilmesi için Öğretim birimlerine yazı hazırlamak, alınan görüş ve kontenjanlar için YÖK.Bşk’na yazı hazırlamak.
  • Türkiye Cumhuriyetlerinden gelen ve kendi imkanlarıyla öğrenim gören yabancı uyruklu öğrenciler ile ilgili yazışmaları yapmak.
  • Öğrenci disiplin cezalarına ilişkin bilgileri YÖKSİS veri tabanına işlenmesi.
  • Yaz öğretimi ile ilgili akademik birimlerin görüşleri alınarak açılması istenilen derslerin tablosunun hazırlanması ve Üniversite web sayfasında duyurulması işlemini yapmak.
  • Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak ve saklamak.
  • Daire Başkanı ile birim sorumluları tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
  • Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.

 

EVRAK DAĞITIM ELEMANI (HİZMETLİ)’NIN GÖREVLERİ:

  • Daire Başkanlığının gelen-giden evrak dağıtımını yapmak.
  • Daire Başkanlığına müracaat edenleri karşılamak ve yol göstermek.
  • Hizmet yerini temizlemek.
  • Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
  • Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak ve saklamak,
  • Daire Başkanı ile birim sorumluları tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.